电子邮件归档如何加强网络安全实践

电子邮件存档正迅速成为希望保持最高网络安全水平的组织的必备工具。

通过将电子邮件保存在安全的数字存档中，组织可以更好地保护其宝贵数据并减轻网络罪犯带来的风险。

让我们探讨一下为什么电子邮件归档对于维持最佳网络安全实践至关重要。

电子邮件归档的基础知识

电子邮件归档是将电子邮件储存在安全的数字档案中，供将来参考。

这可以帮助组织保持有序并符合监管要求，同时也为调查潜在的安全威胁或数据泄露提供宝贵的工具。

电子邮件归档对企业越来越重要，因为电子邮件经常被用作非正式文件，有时甚至是对话的法律记录。通过归档电子邮件，企业可以获得一个安全的储存库来储存重要信息。这样，企业就能更好地应对客户的询问或遵守法律要求。

此外，电子邮件存档有助于改善信息跟踪、可搜索性、备份过程、安全策略和服务器性能。

增强安全性和合规性

当涉及到网络安全时，电子邮件归档提供额外的保护，防止入侵和未授权的访问尝试。它还确保了电子邮件的安全存储和加密，使其不容易被恶意行为者篡改或窃取。

此外，电子邮件存档使企业更容易遵守法规，如：

• HIPAA: 《健康保险可携性和责任法案》是一项保护病人健康信息隐私的联邦法律。
• GDPR: 《通用数据保护条例》是一部欧盟法律，对企业处理个人数据进行管理。

• FISMA: 《联邦信息安全管理法》是美国的一项法律。

• SOX: The Sarbanes-Oxley Act is a U.S. law that imposition financial reporting reporting.

• FINRA的规则17a-4(f): FINRA规则17a-4(f)要求经纪商以无障碍格式保存电子通信的记录。

改进的搜索功能

拥有每一封发送或接收的电子邮件的存档副本也使其在需要时更容易找到信息。

有了先进的搜索功能，如关键词索引和标签，用户可以快速找到特定的邮件，而无需手动滚动收件箱或档案。

由于电子邮件被存储在一个有索引的数据库中，而不是计算机硬盘上的单个文件，你可以通过互联网连接远程访问它们，使合作变得简单而高效!

建立适当的电子邮件归档做法

每周留出时间查看电子邮件并将其归入特定文件夹，有助于保持收件箱的有序。

此外，为归档文件夹制定明确的命名规则，有助于在需要时迅速找到电子邮件。

建立高效的电子邮件归档做法将节省时间，并有助于长期保持你的收件箱无杂乱。

底线

尽管电子邮件归档看起来像是网络安全实践中一个恼人的额外步骤，但它是一个宝贵的工具，可以保护你的组织免受数据泄露、法律责任等。

确保所有的电子邮件被适当地归档，你可以放心，你的组织的通信是安全的。